“Conhecer as vulnerabilidades é o primeiro passo para se precaver”, afirma o professor de empreendedorismo do Insper, Marcelo Nakagawa. Com a pandemia do COVID 19, muitos empreendedores se viram reféns de suas ferramentas antiquadas e precisaram mudar sua forma de gestão para se adaptar a essa nova realidade. Dessa forma, esse texto vem ilustrar quais são os caminhos que irão te auxiliar a alavancar seu negócio, em tempos difíceis e normais.
Ferramentas de gestão
Quando começamos a pensar nas ferramentas de gestão, existem diversas para múltiplos assuntos: de qualidade, de pessoas, de projetos. Mas o que de fato são ferramentas de gestão e por que elas irão te ajudar a alavancar seu negócio?
Elas consistem em softwares ou técnicas utilizadas por empresas para evitar problemas que podem surgir, haja vista que auxiliam na organização do trabalho, gerenciamento de projetos, tarefas e informações. No rápido reconhecimento de um problema e na melhor forma de o solucionar, uma vez que, mostra a não produtividade de um determinado processo ou produto.
- Ciclo PDCA
- BSC
- Canvas
- Análise SWOT
- 5W2H
Existem diversos outras ferramentas, entretanto, a seguir iremos aprofundar mais um pouco nessas 10 que, além de serem as mais conhecidas, são as mais utilizadas pelos empreendedores para as mais diversas situações.
Ciclo PDCA
Essa ferramenta é definida em quatro pilares e etapas básicas, onde é possível identificar o surgimento e como solucionar determinado problema. Focando nas causas para as evita-las e nas consequências do processo.
As quatro etapas são:
- PLAN (Planejamento) – Essa é a primeira etapa, onde são traçadas as metas e objetivos, para que os mesmos sejam alcançados;
- Do (Execução) – Nessa etapa, coloca-se o planejamento em prática, após realizar um mapeamento do processo em questão;
- Check (Verificação) – Já nessa fase, os resultados são analisados e verificados, vendo se há alguma diferença, seja algo positivo ou não;
- Act (Ação) – Na fase final dessa ferramenta, os resultados que não são de agrado são revistos e um novo ciclo recomeça.
BSC
Balance Scorecard, consiste na criação de mapas de causa e efeito, no qual divide a empresa em 20 etapas de forma cascatas, para que cada área da mesma seja analisada e assim, melhor compreendida.
Essa ferramenta é recomendável para empresas de médio à grande porte, devido a sua estrutura um pouco mais complexa e que precisa de setores segmentados.
Canvas
A ferramenta de Canvas é um modelo que auxilia na avaliação da viabilidade de determinada ideia da empresa. Através da divisão de 9 blocos, visa o ganho do cliente. Como seu principal foco é sobre o produto ou processo oferecido pela empresa, cada quadro é elaborado para que a equipe possa entender as demandas do mercado que querem impactar, os custos da produção e outros diversos aspectos.
Análise SWOT
A Análise SWOT, uma sigla com as palavras Strenghts (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças), é utilizada para definir e identificar as características de determinado projeto. A Análise de SWOT identifica os pontos da empresa baseado em suas siglas:
- Forças – Características fortes que destacam a empresa, frente à concorrência;
- Fraquezas – Aqui são analisados os pontos fracos da empresa, suas falhas e comparação com a concorrência;
- Oportunidades – Fatores internos e externos que se mostram tendências promissoras a serem trabalhadas;
- Ameaças – Tendências do mercado capazes de gerar riscos para o negócio no futuro, como a expansão de uma empresa concorrente, por exemplo.
5W2H
Essa é uma das ferramentas de gestão mais conhecida devido a sua simplicidade. Cada sigla corresponde a sete perguntas em inglês:
- What? (O que fazer?)
- Why? (Por que fazer?)
- Where? (Onde deve ser feito?)
- When? (Quando deve ser feito?)
- Who? (Quem vai fazer?)
- How? (Como vai ser feito?)
- How much? (Quanto vai custar?)
Essas perguntas norteiam o projeto e é preciso estar atento se cada uma delas possui resposta, sempre se lembrando de atualizar. Após terem respondido todas, é possível notar um processo de qualidade e que tem um bom andamento.
Cada empresa decide qual é a ferramenta que mais se encaixa na sua realidade e em seu planejamento estratégico, visto que não há uma ferramenta certa ou errada, apenas diversos meios para um mesmo objetivo: alavancar a empresa.
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Texto escrito pela consultora Camila Mendes.