Otimizar processos possibilita eliminar tarefas desnecessárias e reduzir desperdícios e erros, tornando o processo ainda melhor, trazendo resultados mais satisfatórios. Mas você sabe o que significa exatamente otimizar um processo? Otimização de um processo é buscar torná-lo ótimo, minimizando características que sejam negativas ou maximizando características positivas e favoráveis, isto é, é a busca da excelência, de melhorar o processo, através do emprego de técnicas para seleção das melhores alternativas, visando encontrar gargalos de produção, erros ou desperdício de tempo e dinheiro com o propósito de alcançar os objetivos determinados.
Passos para a otimização de um processo
Os principais passos para que seja possível otimizar qualquer processo são:
• Mapear as atividades de trabalho;
• Identificar os pontos de melhoria;
• Implementar as melhorias;
• Monitorar os resultados
6 motivos para se otimizar um processo
Quais são os 6 bons motivos para se otimizar um processo?
A otimização de um processo pode trazer inúmeros benefícios, aqui vamos apresentar 6 desses benefícios que possibilitam desde a redução de custos e desperdícios até se destacar em relação as concorrentes.
- Redução de Custos e desperdícios:
A otimização permite mapear e compreender melhor o processo e assim identificar pontos onde ocorrem desperdícios de matérias primas e recursos e direcioná-los de uma maneira melhor e mais eficiente, isto é, é a otimização torna possível encontrar onde há falhas e gargalhos afetando a produtividade e o resultado final do processo acarretando em custos maiores e desperdícios e cortá-los.
Além disso, a otimização também possibilitar outros tipos de melhorias tais como o aumento da produtividade, redução de erros e eliminação de etapas desnecessárias, e, isso também tem impacto direto nos custos finais e na lucratividade.
- Melhores Resultados
A otimização de processo permite o aprimoramento dos resultados e agrega valor ao produto e serviços por proporcionar que estes tenham uma maior qualidade por um custo reduzido e de um trabalho aprimorado e atender melhor os seus clientes. E qual é a maior vantagem disso? Que como consequência, a empresa irá se posicionar melhor no mercado, se destacar em relação aos seus concorrentes e até aumentar as suas vendas e proporcionar que o cliente fique mais satisfeito com a marca.
- Aumento da Capacidade de Resolução de Problemas
Para se otimizar um processo é necessário passar por algumas etapas essenciais entre elas está o mapeamento e a padronização do processo. Se o processo está mapeado e padronizado se torna muito mais fácil encontrar causas não apenas problemas. Processos otimizados facilitam a elaboração de ações para resolver problemas e aumentam os resultados da organização.
Isso porque o mapeamento torna as atividades de trabalho mais estruturadas e que sejam realizadas em etapas que sejam mais bem definidas, como consequência a identificação de uma falha se torna mais fácil e mais precisa.
- Redução de riscos e erros:
Com o mapeamento do processo com a otimização ocorre à identificação e a correção das falhas decorrentes na execução possibilitando que haja redução de riscos e retrabalho. Com isso é possível garantir que haja menores riscos de erros humanos, de acidentes de trabalho e de falhas nos processos que podem afetar a qualidade do produto final e/ou retrabalho.
- Eliminação de etapas desnecessárias e Maior agilidade nas atividades
Com a otimização de processos identificarmos se há atividades que não estejam agregando valor ao resultado final e eliminá-las do processo, sem prejudicar a qualidade do produto final ou encarecer o processo, isso porque, é possível identificar quais etapas são repetidas ou desnecessárias e encontrar métodos para que o processo se torne mais ágil e eficiente ao mesmo tempo em que não prejudique a qualidade do produto final.
- Melhoria dos resultados
Por fim, pode-se dizer que os resultados dentro da empresa são consideravelmente aprimorados. Isso quer dizer que se consegue aumentar a qualidade dos produtos e serviços, atender melhor os clientes e melhorar a saúde financeira, por exemplo.
Como pode ser visto, a otimização de processos é o emprego de técnicas que buscam melhorar um processo vigente e assim, traz grandes benefícios através de eliminar tarefas desnecessárias, reduzir erros e melhorias na utilização dos recursos tais como matéria, melhorando os métodos de trabalho e proporcionando assim, resultados que sejam mais satisfatórios.
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